Webシステム開発 について

Webシステム開発

スタッフおよび採用管理

自動化により生産性が向上し人的エラーが減少

プロジェクト詳細

英会話学校

大阪に拠点を置く英会話学校からスタッフと生徒の管理ソリューションを提供できないかと依頼を受けました。

お問い合わせの時点でこの学校には、300人以上の生徒および20人の外国人教師、そして15人の日本人スタッフがおり、大阪市内のいたるところに5つの支部がありました。

学生やスタッフを管理する必要がありましたが、基本的な管理方法を使用しており、より良いアイデアを求めておりました。

  • カテゴリー
    Webシステム開発
  • クライアント
    英会話スクール
  • 現状
    完了
問題点

人為的エラーの発生率が高い

この英会話スクールが抱えていた最初の課題は、管理ミスにより多くの生徒がレッスンスケジュールを誤認していたことです。

レッスンは、生徒ごとカレンダーで管理しており、スタッフが時間確定の案内メールを1人づつ手動にてメールを送っていたために、生徒はレッスンを見落としたり、間違った時間に来てしまったのです。

解決方法

私たちは、最初にできる限り自動化することが最も重要だと考えCRM(顧客管理システム)を導入し、手動でのスケジュール管理を減らしました。

カスタマイズしたCRMで学生名簿と連絡先システムを作成し、学校が管理しているカレンダーとリンクさせ、自動的に週間スケジュールを生徒に送るようにしました。

スタッフはメールを送る必要がなくなり、システムに任せることができるようになりました。

問題点

スタッフの遅延が驚くべき率

学校が直面した次なる課題は生徒ではなくスタッフでした。

外国人教師の大半は、非常勤で毎週スケジュールが異なっていたため、勤務時間と学校の営業時間は、先生の希望シフトと授業の予約状況によって変わります。

学校は、週1回だけ生徒と先生にスケジュールを通知していました。

しかし、通知があっても先生は開始時間に混同したり、間違った支部に出勤してしまうなどのミスを起こしたため、授業が遅れたりキャンセルされる場合もありました。

解決方法

学生向けの自動システムに加えて教師管理システムも導入しました。

この管理システムには、教師のプロフィールや希望シフト、週間スケジュールを管理し、教師へ週1回手動メールを送る変わりに、勤務時間や場所のリマインドメールを自動配信できるようになりました。

問題点

短期的な顧客生涯価値

この英会話学校が、直面した最後の課題は学校を中退した生徒の数でした。

非常に短い顧客生涯価値(LTV)であり、生徒の平均通学期間は12ヵ月を超えませんでした。

これらの損失を補うために学校は、新規の生徒獲得に力を入れており、生徒に長い期間通ってもうらうような努力はしていませんでした。

解決方法

私たちは、学校が学習環境や教師の態度、学生へのメリットを改善することをアドバイスしました。

CRMに在籍期間や授業内容によって対象となる生徒にメールを送る機能を追加し、学校は様々な状況に合わせて、定期的なイベントのお知らせやクーポン、学習のヒント、コツなどの案内をメールすることとなり、学校は先生だけでなく生徒とのコミュニケーションを増やすことができました。

Webシステム開発

IGNITEでの結果

予約ミスの減少

生徒にクラス案内を自動的にリマインドすることにより、スケジュールの管理ミスは大幅に減少しました。顧客管理システム導入前は、毎月13〜15件ものスケジュール管理ミスがありました。導入後は月に1・2回あるかないかで滅多に起こらなくなりました。

時間厳守の増加

外国人講師への定期的なリマインダーを導入したことにより、時間厳守を強化できました。遅刻や無断欠席する外国人講師の数が半減しました。

顧客生涯価値の増加

学校と生徒間のコミュニケーションを増やすことで信頼を高めることができ、生徒の顧客生涯価値を1.5年に増やすことができました。学校はまだ様々な方法を試しているところですが、顧客管理システムの導入後にすぐにその違いに気づきました。

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